Квартальна звітність за працівників 2026: повний гайд для роботодавця

Зміни у податковій звітності з 1 січня 2026 року

З 1 січня 2026 року в Україні змінилися не лише суми податків, а й підходи до подання звітності. Основна причина — необхідність держави швидше отримувати дані про доходи та бронювання працівників.

1. Головна зміна: що ми здаємо?

Як і раніше, роботодавці подають «Об’єднаний звіт» (офіційна назва: Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого на користь платників податків — фізичних осіб).

Він включає дані про:

• ПДФО (Податок на доходи фізичних осіб) — 18%.
• Військовий збір — нова ставка 5% для зарплат.
• ЄСВ (Єдиний соціальний внесок) — 22%.

Оновлення форми звітності

У 2026 році додатки до звіту (Д1, Д5, 4ДФ) було оновлено. У додатку 4ДФ тепер виділено окремі рядки для різних ставок військового збору, оскільки правила для різних категорій доходів можуть відрізнятися.

2. Терміни подання: квартал чи місяць?

Це найважливіший нюанс 2026 року. Базове правило залишається незмінним: звіт квартальний, подається протягом 40 календарних днів після закінчення кварталу.

Увага для бронювання: Якщо ваше підприємство бронює працівників через «Дію», необхідно подавати «Довідковий» звіт щомісяця. ПФУ має бачити актуальну зарплату (мінімум 21 617,50 грн) у режимі реального часу, інакше бронювання не працюватиме.

Календар звітності на 2026 рік:

• I квартал: до 11 травня 2026 р.
• II квартал: до 10 серпня 2026 р.
• III квартал: до 9 листопада 2026 р.
• IV квартал: до 9 лютого 2027 р.

3. Нарахування податків: ключові цифри 2026 року

Мінімальна зарплата зросла до 8 647 грн. Розрахунок для одного працівника «на мінімалці» виглядає так:

• Нараховано: 8 647 грн.
• ПДФО (18%): 1 556,46 грн.
• Військовий збір (5%): 432,35 грн.
• Виплата на руки: 6 658,19 грн.
• ЄСВ (22%): 1 902,34 грн.

У звіті 4ДФ для звичайної зарплати використовуйте код ознаки доходу «101».

4. Специфіка по групах роботодавців

ФОП 2 групи

При наявності працівників звіт подається щоквартально. Навіть при звільненні від податків «за себе», за персонал ви звітуєте і платите повністю.

ФОП 3 групи та Юридичні особи

Правила ідентичні. Обов’язково враховуйте військовий збір у 5%. Суми у звітності будуть вищими, ніж раніше, тому ретельно заповнюйте Розділ II у Додатку 4ДФ.

5. Найпоширеніші помилки

• Невірний рахунок: для військового збору у 2026 році змінено реквізити.
• Відсутність Додатку 5: забувають подати при прийнятті, звільненні або декретних відпустках.
• Зарплата для бронювання: сума менше 21 617,50 грн може призвести до анулювання статусу працівника.

Резюме: що зробити прямо зараз?

Перевірте оновлення M.E.Doc або Електронного кабінету на наявність бланків 2026 року. Звірте нові реквізити для сплати податків та плануйте подання «Довідкових» звітів для заброньованого персоналу.